GESTÃO DE RISCO EM CARTÓRIOS: COMO IDENTIFICAR E REDUZIR VULNERABILIDADES OPERACIONAIS
Paula Brito - 29/07/2025
No universo cartorário, onde lidamos com a fé pública, qualquer falha pode ter impactos sérios, tanto para o usuário quanto para a segurança jurídica como um todo. É por isso que a gestão de risco deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade.
Falar sobre riscos operacionais no cartório é, para mim, falar também sobre aprendizado contínuo. Já me deparei com situações em que um pequeno descuido em um procedimento, algo que parecia irrelevante à primeira vista, poderia ter comprometido todo um processo. Foi aí que percebi o quanto antecipar problemas é mais eficiente (e menos custoso) do que correr para remediar danos.
Mas o que são, de fato, os riscos operacionais?
São vulnerabilidades ligadas à rotina do cartório: desde falhas humanas, ausência de padronização, processos manuais sem controle, até lacunas tecnológicas e insegurança no armazenamento de informações.
Identificá-los exige olhar atento, escuta ativa da equipe e revisão constante dos fluxos de trabalho. Muitas vezes, o risco está justamente onde achamos que “está tudo sob controle”.
Como podemos começar a reduzir essas vulnerabilidades?
- Mapeamento de processos: entender o caminho que cada ato percorre internamente. Onde pode haver retrabalho? Onde não há duplo controle?
- Controles internos eficientes: instituir checklists, duplas conferências e validações automáticas ajudam a minimizar falhas.
- Capacitação contínua: equipes treinadas entendem melhor os riscos e reagem com mais consciência diante de erros.
- Tecnologia a favor da segurança: sistemas bem configurados, com trilhas de auditoria e alertas, ajudam a manter a conformidade.
Cultura organizacional voltada à melhoria: quando todos compreendem a importância da prevenção, os cuidados deixam de ser apenas um protocolo e passam a fazer parte do dia a dia.
É importante tratarmos a gestão de risco não como algo punitivo, mas como um instrumento de proteção à atividade e à própria equipe. Identificar uma falha não é um problema, o problema é ignorá-la.
Convido você, que atua na área, a olhar para o seu cartório com esse filtro:
- Quais são os riscos que a gente já aprendeu a conviver?
- O que pode ser feito hoje para evitar um retrabalho amanhã?
A gestão de risco, nesse contexto, é um compromisso com o futuro do cartório, da equipe e da sociedade!
Fonte: Blog do DG